CRM online en la nube: Mejores opciones para pymes

¿Qué es un CRM online?

Los CRM online son una herramienta esencial hoy en día. Principalmente, porque son más adaptables que los CRM tradicionales, gracias a que explotan los beneficios de almacenar todo en la nube.

Esta guía está pensada para cualquier empresa con un volumen suficientemente grande de datos de clientes y que, por lo tanto, necesita un software de gestión para manejarlos. Por ejemplo, comercios minoristas y mayoristas, tecnológicas, fintech o aseguradoras.

Al hablar de qué son los programas CRM ya hemos comentado que centralizan y gestionan todas las acciones con clientes. De hecho, de ahí vienen sus siglas (Customer Relationship Management, o gestión de las relaciones con los clientes). El caso es que residen en la nube y para acceder a ellos no hay que instalarlos en un ordenador. Se ejecutan desde un servidor y entras a ellos desde un navegador web.

Asimismo, integran en el mismo sistema todas las tareas relacionadas con la experiencia del cliente (ventas, marketing, soporte…) y no dependen de la ejecución de ningún software en local (en los dispositivos de los usuarios). A continuación te lo explicamos todo sobre los CRM online:

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¿Por qué usar un CRM online?

Por las funcionalidades y ventajas que ofrecen pero principalmente por:

• Unifica las tareas de gestión: cada cliente es una entidad completa y tanto el acceso como la edición de la información relativa al mismo debe estar al alcance de todos.
• Por otra parte, al ejecutarse desde la nube, conlleva un claro ahorro en costes internos de TI, ya que reducirá sensiblemente la carga de trabajo del departamento de microinformática.
• Su estructura de precios permite una clara escalabilidad: no hace falta que pagues por un software que funcione por encima de las necesidades reales que tengas.

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Características, módulos y funcionalidades de los CRM en la nube

Aunque el mercado es amplísimo y hay múltiples marcas y tipos de CRM, las funcionalidades comunes a todos ellos son las siguientes:

• Gestión integral de los contactos: resuelven el problema clásico tanto de la gestión de los clientes como de la dispersión de los datos de contacto. Con sus rutinas automáticas, aglutinas toda la información de un contacto para facilitar su acceso y su visualización.
• Interacciones con los clientes: es muy sencillo llevar un registro de todas las veces que has interactuado con un cliente. Cada ficha lleva su propio espacio para anotaciones, que sirve como «cuaderno de bitácora» y ofrece un vistazo de todo el histórico de las interacciones.
• Integración con servicios de correo electrónico: suelen permitir la integración con un servicio de correo electrónico para que visualices y redactes los correos con los clientes sin tener que abrir específicamente la aplicación del correo electrónico y así contribuir a un mejor seguimiento.
• Manejo de documentación asociada: los CRM online facilitan la tarea comercial, porque te dan la posibilidad de redactar propuestas, ofertas o presupuestos y enviarlos sin tener que almacenarlos fuera del sistema. Se añaden a la ficha del cliente como parte de su trazabilidad.
• Cualificación de leads: permiten que los usuarios determinen el ciclo de vida completo de un lead, desde que es cliente objetivo hasta que se cierra la venta y se fideliza. Puedes hacer un seguimiento de todas las etapas por las que pasa hasta que se convierte en una venta.
• Automatización de campañas: también brinda la posibilidad de hacer sencillas campañas de marketing. Puedes emplear los datos de los clientes para segmentar el público al que deseas enviar un comunicado e incluyen plantillas para crear correos y un sistema automático de envío masivo.
• Elaboración y visualización de analíticas: generan informes sobre todas las actividades que realices, y cuenta con métodos de análisis de resultados para ofrecer una vista completa y detallada sobre aspectos del negocio.

De todas formas, como decimos estas son las principales, pero basta con ojear entre los mejores crm online del mercado para comprobar que algunos ofrecen muchas otras características, funcionalidades y módulos.

Beneficios de los CRM on cloud

• Ahorro en infraestructuras propias de hardware: puedes reducir al mínimo la inversión en servidores o sistemas de almacenamiento local, ya que el software se ejecuta en servidores externos (nube).
• Ahorro en soporte técnico dedicado: tampoco tendrás que destinar recursos propios de microinformática para el funcionamiento o la instalación del CRM en línea, el proveedor del servicio es quien lo garantiza.
• Acceso desde cualquier lugar y dispositivo: las aplicaciones de servidor se ejecutan independientemente de la plataforma desde la que accedas, solo necesitas un navegador web y conexión a Internet.
• Acceso completo a los datos del cliente: cuentan con potentes herramientas de búsqueda, y establecen relaciones coherentes entre los datos, lo que facilita tanto su recabado como su consulta.
• Flujos automatizados de trabajo: se pueden estandarizar y automatizar las tareas, reduciendo el trabajo manual a la mínima expresión.
• Sincronización en tiempo real: coordinas el trabajo de todas las personas que lo utilizan y evitas la redundancia de tareas.

¿Cómo elegir el mejor CRM online?

Seleccionar el mejor CRM para negocios online no es tarea sencilla. Estas son las consideraciones más importantes para acertar en tu elección:

1. ¿Necesitas un CRM en la nube o local?

• Los CRM en la nube ofrecen flexibilidad y accesibilidad desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.
• Si prefieres gestionar los datos en tu propia infraestructura, quizá te convenga un CRM local.

2. Número de usuarios y escalabilidad

• Algunas soluciones están diseñadas para equipos pequeños, mientras que otras ofrecen escalabilidad para grandes empresas.
• Asegúrate de elegir un software que se adapte al crecimiento de tu negocio.

3. Funcionalidades clave

• Integraciones con herramientas de contabilidad o ERP.
• Automatización de procesos, como el seguimiento de clientes potenciales.
• Funciones avanzadas para CRM online marketing.

4. Costes y soporte técnico

• Evalúa si el proveedor incluye mantenimiento y actualizaciones en el precio.
• Asegúrate de contar con soporte en tu idioma.

¿Cuánto vale un CRM online?

El precio del CRM online depende de la solución y de las funcionalidades que necesites. Aquí tienes algunos aspectos clave porque influyen en los costes:

• Por licencia o por usuario: la mayoría de los proveedores cobran una tarifa mensual por usuario, que oscila entre los 10 € y 100 € al mes.
• Mantenimiento y actualizaciones: algunos planes incluyen soporte técnico, pero otros requieren pagos adicionales.
• Pruebas gratuitas: muchas soluciones ofrecen versiones demo o periodos de prueba gratuitos.

Así mismo, es muy probable que al comparar precios de CRM online, te encuentres tablas similares a la que te mostramos a continuación:

Los mejores CRM online

En Cronomía contamos con una trayectoria dilatada y gran conocimiento del mercado. Con esa experiencia, a continuación te presentamos cinco de los mejores CRM en la nube, tanto a nuestro modo de ver como según opiniones de los usuarios en base a sus funcionalidades, precio y usabilidad.

HubSpot CRM

Un CRM intuitivo y gratuito para pequeñas y medianas empresas. Su enfoque en marketing y ventas lo hace ideal para CRM online marketing.

Hubspot

CRM especializado en el Inbound Marketing y Ventas. Herramienta necesaria para organizar el crecimiento de cualquier empresa

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Salesforce

El líder en el mercado de CRMs con capacidades avanzadas de automatización y personalización. Perfecto para grandes empresas.

Zoho CRM

Una solución económica y flexible para pequeñas empresas, con integración fácil en otros sistemas.

Zoho CRM

CRM para monitorizar tus relaciones con tus clientes, campañas de marketing y gestión comercial de tu empresa. Conseguirás ser más eficiente y vender más.

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Microsoft Dynamics 365

Un CRM completo con un potente enfoque en la inteligencia de datos y la integración con otras herramientas de Microsoft.

Dynamics 365 Business Central

Potente ERP para todo tipo de tamaños de empresas que automatiza y enlaza ventas, compras, contabilidad, administracion de almacenes y otras operaciones

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Pipedrive

Diseñado para pequeñas empresas que necesitan una herramienta sencilla y visual para gestionar sus ventas.

Pipedrive

Pipedrive es una herramienta esencial para la gestión de relaciones con clientes (CRM).

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Tabla comparativa de los mejores CRM online

CRM online vs CRM tradicional: ¿cuál es la mejor opción?

Al comparar un CRM online con un CRM tradicional, es importante entender las diferencias clave y cómo estas afectan a la gestión de tu negocio. A continuación, desglosamos las principales características de cada uno:

1. Accesibilidad y flexibilidad

• CRM online: accesible desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, ideal para equipos remotos o empresas con varias sedes.
• CRM tradicional: limitado al equipo o red donde está instalado, lo que puede dificultar el acceso fuera de la oficina.

2. Costes iniciales y mantenimiento

• CRM online: modelo basado en suscripción mensual o anual, con menores costes iniciales y actualizaciones incluidas.
• CRM tradicional: requiere una inversión inicial elevada y costes adicionales para actualizaciones y mantenimiento.

3. Escalabilidad y personalización

• CRM online: fácilmente escalable y adaptable a las necesidades de una empresa en crecimiento.
• CRM tradicional: aunque es personalizable, ampliar sus capacidades puede implicar costes significativos.

4. Seguridad de los datos

• CRM online: los proveedores suelen ofrecer seguridad avanzada con encriptación y copias de seguridad automáticas.
• CRM tradicional: mayor control directo de los datos, aunque la seguridad depende de los recursos internos de la empresa.

5. Implementación y tiempo de puesta en marcha

• CRM online: rápido de implementar, sin necesidad de instalaciones complejas.
• CRM tradicional: puede requerir semanas o meses para su instalación y configuración.

El CRM en la nube es ideal para empresas que buscan flexibilidad, rapidez y costes iniciales bajos. Mientras, el CRM tradicional puede ser más adecuado para organizaciones que priorizan el control absoluto de sus datos y tienen infraestructura propia.

En definitiva, un CRM online es una herramienta que presenta todos los beneficios del software cloud y que lleva la gestión de los clientes a un nivel superior: consolida todas las relaciones que se establecen con los clientes en una única plataforma accesible desde cualquier dispositivo y permite la automatización de flujos de trabajo.