Qué es un sistema ERP y cuáles son sus principales beneficios

Un ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema de gestión empresarial que integra en una sola plataforma los procesos clave de una organización: finanzas, logística, ventas, recursos humanos, inventario o atención al cliente. Dicho de forma sencilla, es el “cerebro digital” de la empresa, capaz de centralizar la información y coordinar todas las áreas de negocio para que trabajen de manera más eficiente. La función principal de los ERP es ahorrar tiempo, reducir errores, mejorar la toma de decisiones y aumentar la rentabilidad en el seno de una empresa.

A la hora de integrar un sistema ERP en una empresa, algunas de las mejores opciones son Oracle, Dolibarr, Netsuite, Bitrix 24, A3ERP, Microsoft o SAP. Sin embargo, existen otros proveedores de software de gestión empresarial que destacan por sus herramientas profesionales de alta calidad.

Si estás buscando un sistema de planificación de recursos empresariales, a continuación encontrarás toda la información necesaria, incluyendo funcionalidades, cualidades y ventajas, así como su precio. Cabe resaltar que en el mercado encontrarás muchos ERP con características particulares o diseñados para sectores específicos.  Por ejemplo, hay softwares ERP para recursos humanos, ERP para constructoras, ERP para startups, ERP con módulos de contabilidad y ventas o ERP para consultoras. En este artículo brindaremos algunos ejemplos de software ERP para empresas con el propósito de ayudarte a elegir el mejor sistema ERP para tu empresa.

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¿Qué es un ERP?

Un ERP (Enterprise Resource Planning) es un programa informático dedicado a la planificación de recursos empresariales. Este sistema incluye un conjunto soluciones o aplicaciones de software que permiten hacer más sencillas las actividades empresariales, automatizando, optimizando y simplificando las tareas considerablemente. Estos programas permiten controlar todos los flujos de comunicación, dinamizarla y gestionarla. Su objetivo principal es el de integrar todos los departamentos y áreas (producción, logística, inventario, contabilidad, recursos humanos, gestión de clientes…), en tiempo real y de manera eficiente.

El ERP se ha convertido en el software empresarial más popular entre las empresas, ya que, aparte de la integración y automatización, permite ahorrar dinero, tiempo y recursos. La mayoría de las empresas que utilizan un ERP se sienten satisfechas con el resultado, ya que aporta grandes ventajas competitivas. Sigue leyendo si quieres descubrir cómo funciona un ERP y cuáles son las ventajas que aporta a un negocio.

Los ERP permiten:

• Automatización de procesos para reducir la carga administrativa y errores humanos.
• Integración de datos en una base de datos unificada.
• Operación en tiempo real, facilitando la visibilidad y control de la empresa.
• Optimización de recursos, mejorando la gestión de costes y el rendimiento.

Importancia y beneficios de un ERP

Aunque no hay dos ERP iguales, los mejores programas deben incluir siempre una serie de características básicas. Estas son las principales.

Automatización de procesos

Un ERP automatiza tareas repetitivas en áreas como contabilidad, gestión de pedidos, control de inventarios y planificación de la producción.

Integración con otros sistemas

Un ERP debe ser compatible con CRM, software de gestión documental, herramientas de Business Intelligence (BI) y otros sistemas empresariales.

Seguridad y control de accesos

Implementa medidas de seguridad robustas, como gestión de permisos, auditoría de accesos y encriptación de datos.

Análisis de datos y reporting

Proporciona reportes en tiempo real, permitiendo a la dirección analizar KPIs clave y tomar decisiones basadas en datos.

Integración de áreas de negocio

Con un ERP, todos los departamentos trabajan con la misma información en tiempo real. Esto mejora la comunicación interna y facilita una visión global de la empresa para perseguir objetivos comunes.

Por otro lado, los mejores ERP permiten además integraciones con otros programas ya existentes en la organización (como soluciones de facturación, CRM o herramientas de análisis). También destacan por ofrecer módulos escalables y personalizables, lo que garantiza que el sistema pueda adaptarse a distintos sectores, tamaños de empresa y objetivos específicos.

Precios: ¿cuánto cuesta un ERP?

La cantidad de empresas y sectores es amplia, así que los precios de ERP suelen variar. El coste inicial suele ir desde 12.000 € hasta 25.000 €, aunque los más caros pueden subir hasta 200.000 €. Por otro lado, es común que aparezcan gastos ocultos o cantidades que no tenías previstas originalmente:

• La consultoría puede representar hasta un 50 % del coste final.
• La migración de los sistemas actuales también puede generar más costes de los previstos.
• El tiempo empleado en formación y en aprender a utilizar el sistema hace perder productividad temporalmente a los empleados .
• Es posible que tengas que rediseñar procesos de negocio para adaptarlos al funcionamiento del ERP o para simplificarlos.
• Es un sistema más dentro de la empresa, por tanto necesitará un mantenimiento de todos los aspectos que no se incluyan en el contrato inicial. O bien necesitará mejoras y ampliaciones no consideradas al principio.

Si tienes un presupuesto limitado o necesidades muy básicas puedes comenzar usando ERP baratos o de bajo coste. Existen soluciones que se adaptan a todo tipo de empresa, y comenzar por una solución sencilla puede ser una buena idea. Ahora bien, para empresas que ya están funcionando sí es recomendable utilizar soluciones profesionales de fabricantes fiables, ya que estos sistemas integran procesos de negocio clave de la empresa.

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Tipos de ERP y cómo elegir el adecuado

A la hora de clasificar los tipos de ERP encontramos verticales u horizontales y con funcionamiento local o en la nube. Los ERP verticales son aquellos especializados en un sector determinado, mientras que los ERP horizontales son aptos para empresas de cualquier sector con un poco de personalización.

Ambos tienen aspectos a favor y en contra. Los generalistas suelen tener precios más ajustados gracias a que son más estándar, y su implementación es más rápida. Asimismo, hay mucha competencia entre las empresas proveedoras y eso les obliga a estar siempre a la vanguardia de la tecnología.

Las soluciones verticales, por otro lado, son de nicho y por tanto están más enfocadas en solucionar los aspectos clave del sector al que se dirigen. Esta especialización permite ser más eficiente, pero a la vez son pocos flexibles a cambios. Las empresas fabricantes son más pequeñas, no tienen tanta competencia y los avances tecnológicos a veces tardan más en implantarse.

Por otro lado, un ERP en la nube (cloud) es un programa que se gestiona desde internet, sin necesidad de servidores propios. Un ERP local o on-premise es aquel que se instala en los servidores de la empresa, con mayor control, pero más inversión inicial y sin características de movilidad.

Elegir el ERP correcto para tu empresa no es una decisión que pueda tomarse a la ligera, ya que requiere una gran inversión de tiempo, de dinero y de recursos. Antes de pensar en marcas o precios, es fundamental tener claro qué es un ERP y qué puede aportar realmente a tu negocio. Para que la elección sea un éxito, conviene tener en cuenta estos consejos:

1. Define tus necesidades internas: antes de ver demos o pedir presupuestos, dedica tiempo a identificar qué procesos necesitas cubrir. Reúne a los departamentos implicados, haz una lista de requisitos y distingue lo imprescindible de lo deseable.
2. Determina qué información necesitas migrar: analiza qué datos de tus sistemas actuales deben pasar al nuevo ERP y en qué formato están. Este punto es clave, porque puede afectar al coste y a la complejidad de la implantación.
3. Evalúa el tipo de ERP que mejor encaja: decide si necesitas un ERP generalista o uno especializado, y si lo quieres en la nube o en tu servidor. Ten en cuenta el tamaño de tu empresa, tu presupuesto y la capacidad de tu equipo para gestionarlo.
4. No te centres solo en el precio: el coste es importante, pero no debería ser el primer filtro. Primero asegúrate de que el ERP resuelve tus necesidades, y después compara precios para priorizar.
5. Calcula el coste total de implantación: no solo hay que contar la suscripción. El precio final incluye licencias, consultoría, migración de datos, tiempo de adaptación y soporte. A medio plazo, un ERP es rentable, pero conviene tener claros todos los costes desde el principio.
6. Invierte en formación: el éxito no depende solo del software, sino de cómo lo usa tu equipo. Asegúrate de que los empleados reciben formación y de que existen procedimientos claros para evitar errores o duplicidades.
7. Solicita demostraciones: una vez que tengas claro qué necesitas, pide a los proveedores que te muestren demos adaptadas a tus requisitos. Involucra a los responsables de cada área para tomar una decisión conjunta.
8. Selecciona y negocia a largo plazo: analiza la propuesta de cada proveedor, habla con referencias de otras empresas, solicita aclaraciones y revisa los contratos. Negocia licencias, servicios adicionales y condiciones de soporte antes de cerrar el acuerdo.

Módulos comunes en un ERP

Estos programas están formados por diferentes módulos ERP que se pueden activar según las necesidades de cada empresa. Lo mejor es que todos están interconectados: lo que se registra en un área se refleja automáticamente en el resto, evitando errores y ahorrando tiempo. Estos son los más habituales.

Gestión financiera

Incluye dos piezas fundamentales: facturación (control de ingresos, gastos, emisión de facturas y cobros) y contabilidad (gestión completa de impuestos, balances, asientos contables y tesorería). Es decir, que un ERP permite tener una visión clara de la salud financiera de la empresa y cumplir con las obligaciones legales.

Inventarios

El módulo de inventario contabiliza el stock de productos en tiempo real. Sirve para generar pedidos, actualizar existencias tras cada venta y automatizar compras para reponer mercancía en el momento adecuado. Además, algunos ERP incluyen integración con TPV (terminal punto de venta) para registrar directamente las ventas en tienda y vincularlas al inventario.

Recursos humanos

Facilita la gestión del personal: horarios, control de entradas y salidas, salarios, vacaciones, festivos o ausencias. También se pueden gestionar procesos como formación, evaluaciones de desempeño o planificación de turnos. Esto ayuda a optimizar la productividad y mejorar la organización interna.

Ventas y CRM

Aquí se centraliza toda la información relacionada con clientes y oportunidades de negocio:

• Registro y contabilidad de ventas.
• Seguimiento de leads y prospectos.
• Gestión de proyectos: creación de proyectos, asignación de responsables, imputación de costes y coordinación entre departamentos.
• Módulo de compras: automatiza pedidos de proveedores para que estén alineados con las ventas y el stock disponible.
• Movilidad: los comerciales pueden acceder al catálogo y generar pedidos desde dispositivos móviles, manteniendo la información siempre actualizada.

Otros módulos presentes en un ERP

• Compras y proveedores: control de adquisiciones, evaluación de proveedores, automatización de pedidos y gestión de contratos.
• Recursos humanos: gestión de empleados, nómina, evaluaciones de desempeño y formación interna.
• Producción y planificación: optimización de procesos productivos, asignación de recursos y control de calidad.ç
• Comercio electrónico: integración con plataformas de venta en línea y automatización de pedidos.
• Marketing digital: análisis de campañas, automatización de envíos y segmentación de clientes.
• Inteligencia artificial y análisis avanzado: predicción de tendencias, automatización de decisiones y mejora de procesos operativos.

Sectores y empresas que se benefician de un ERP

ERP para grandes empresas

Las empresas con múltiples departamentos y ubicaciones requieren ERPs avanzados para coordinar operaciones globales.

ERP para PYMEs

Los ERP modulares permiten a las PYMEs empezar con funcionalidades básicas y expandirse a medida que crecen.

ERP especializados por industria

• ERP para fabricación: control de producción, gestión de materias primas y trazabilidad.
• ERP para distribución y logística: gestión de almacenes, control de inventarios y optimización de rutas de distribución.
• ERP para retail: integración con puntos de venta (TPV), control de stock en tiendas y ventas online.
• ERP para finanzas y contabilidad: manejo de presupuestos, impuestos, cuentas por pagar y cobrar.
• ERP para salud: gestión de pacientes, inventario farmacéutico y facturación médica.
• ERP para construcción: control de proyectos, gestión de costes y planificación de materiales.

Cómo implementar un ERP en tu empresa

La implementación de un ERP depende del producto en sí, pues sus requerimientos pueden ser muy específicos. No obstante, todos los ERP respetan un proceso de etapas similar, en el que se organiza, planifica, ajusta y configura el programa. Los pasos clave de la implantación son:

1. Análisis de necesidades: identificar qué áreas requieren digitalización.
2. Selección del software y planes: comparar proveedores y módulos.
3. Plan de implantación: definir fases, responsables y cronograma.
4. Formación del equipo: capacitar al personal para un uso eficaz.
5. Soporte y evolución: realizar ajustes y añadir mejoras con el tiempo.

Además, debes evitar los típicos errores comunes. Los más habituales son no implicar al equipo, elegir el programa solo por precio o intentar implantar todos los módulos a la vez.

El secreto para encontrar el ERP perfecto para tu empresa

Implantar un ERP es una de las decisiones estratégicas más importantes para cualquier negocio. Elegir bien significa ganar en control, eficiencia y crecimiento a medio y largo plazo. Pero sabemos que no siempre es fácil dar el primer paso: comparar opciones, calcular costes, pensar en la migración de datos o incluso decidir entre un ERP en la nube o local puede ser abrumador.

En Cronomía te ayudamos a comparar opciones y a resolver todas esas dudas. Así podrás descubrir qué ERP encaja mejor con tu negocio. Te mostraremos diferentes alternativas, te orientaremos sobre costes reales de implantación y te daremos una hoja de ruta clara para que la digitalización de tu empresa sea un éxito.

Criterios para elegir un ERP

ERP generalista vs. ERP especializado

• Generalistas: Aptos para cualquier empresa con posibilidad de personalización.
• Especializados: Diseñados para sectores específicos, con funciones especializadas.

ERP en la nube vs. ERP on-premise

• ERP en la Nube: Accesible desde cualquier lugar, menor inversión inicial, mantenimiento gestionado por el proveedor.
• ERP On-Premise: Mayor control sobre los datos, recomendable para empresas con infraestructura TI propia.

Costes del ERP

• Licencias y suscripciones (mensuales o anuales).
• Costes de implementación y personalización.
• Formación del personal.
• Mantenimiento y soporte técnico.

Factores clave para la elección

• Escalabilidad: ¿El ERP crecerá con la empresa?
• Facilidad de uso: ¿El software es intuitivo?
• Soporte técnico: ¿El proveedor ofrece un buen servicio postventa?
• Cumplimiento normativo: ¿El ERP cumple con las regulaciones fiscales y contables de tu país?