¿Para quién es esta guía?
Esta guía está pensada para todas aquellas personas que se dedican a la gestión de empresas que venden productos y que, por lo tanto, necesitan informarse sobre los diferentes sistemas de gestión ERP con módulo de compras que existen en la actualidad y las ventajas que suponen para el buen funcionamiento de los negocios.
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¿Para qué sirve?
Gracias a la información que puedes ver en esta guía podrás conocer todos los beneficios que supone la puesta en marcha de un sistema ERP con un módulo de compras para tu empresa, especialmente para el departamento de ventas y el de facturación. Así mismo sabrás todo sobre cómo funciona un ERP y todo lo que puede brindarte.
¿Por qué conviene implementar un módulo de compras en tu
ERP?
La instalación de un módulo de compras supone un avance significativo en la gestión de los pedidos y de la facturación correspondiente a los mismos. Desde luego, es un paso importante en la agilización de los procesos de venta de productos, consiguiendo reducir significativamente el tiempo dedicado a estos procesos.
¿Lo necesito?
La utilización de un módulo de compras va a suponer un cambio y una mejora significativa para el departamento de compras de tu empresa o negocio, agilizando mucho toda la labor realizada por el equipo de compras de tu compañía.
Información sobre un módulo de compras en un ERP
Los sistemas ERP o sistemas de gestión de recursos se han vuelto muy populares entre las empresas gracias a las grandes ventajas que representan algunos de sus módulos, entre los que podemos destacar los módulos de compra. Es por eso que, si estás buscando específicamente un módulo de compras para tu ERP, pero no estás seguro sobre cuáles son las ventajas que representa o por qué deberías de considerar el hecho de implementar uno, en esta ocasión te daremos información que te será de mucha utilidad para que puedas determinar si en realidad tu negocio se podría beneficiar de este sistema o no.
No cabe duda de que el departamento de compras es uno de los departamentos más importantes dentro de una empresa, pudiendo ser una pieza clave para poder mantener un buen equilibrio económico dentro de los diferentes departamentos o áreas de la empresa.
De esta forma, la persona que esté encargada de dirigir dicho departamento es la persona responsable de que la empresa siga aumentando su competitividad día a día, también teniendo que asegurarse de que se puedan conseguir las materia primas al mejor precio sin la necesidad de que afecte en nada a la calidad, así como el hecho de tener que conseguir una cadena de suministro que funcione de forma efectiva.
Es por eso que tener un ERP que se especialice en la gestión de las compras puede ser una decisión bastante importante, ya que puede representar una ventaja muy significativa para la optimización de los procesos que suponga un gran beneficio para la empresa.
Los ERP para comercios y reatil cuentan con características propias del sector. Uno de los módulos que ofrecen estos tipos de ERP, es el módulo de compras. Con esta solución es posible gestionar de manera ágil los pedidos, verificar las facturas, administrar los plazos de entrega, etc. Los mejores ERP para comercios tienen opciones de personalización para adaptarse a tu modo de trabajo.
¿Qué beneficios aporta un módulo de compras en tu ERP?
Un módulo de compras tiene que cumplir con distintas funciones de una forma ágil y efectiva, pudiendo garantizar en todo momento la calidad de los procesos en los procesos de adquisición de productos y pudiendo disminuir los costes de gestión, por lo que contar con un módulo especializado en cumplir con estas tareas debería de poder contribuir con los siguientes beneficios:
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Optimización de la gestión de compras
Los sistemas ERP permiten gestionar de forma más efectiva los procesos de gestión al poder centralizar la información, tanto los acuerdos con los proveedores, como el análisis comparativo, las políticas de precios y el control de los costes de producción. Sin duda alguna, estas son algunas características muy llamativas para las empresas.
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Detección de necesidades de compra
Un buen sistema ERP de gestión permite a su vez gestionar de forma sencilla el almacenaje y el control racional de productos, así como los pedidos e inventario, facilitando notablemente los trabajos del director en el momento de poder identificar cuáles son las distintas necesidades que tiene la empresa, así como los clientes de la misma.
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Verificación de la gestión de los pedidos y facturas
Estos módulos también ofrecen la posibilidad de poder configurarse dependiendo de las normativas que se tengan que seguir para poder evitar cualquier posible error en la documentación de las facturas, haciendo que todo este proceso se pueda hacer de una forma mucho más efectiva.
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Agiliza el trabajo de todo el equipo de compras
Desde el director hasta los empleados, el trabajo de todo el equipo de compras se ve mejorado gracias a los trabajos de gestión que realiza este sistema, pudiendo maximizar la velocidad con la que se maneja toda la información de la empresa.
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Tomar decisiones efectivas con agilidad
Las decisiones importantes de compra se ven facilitadas gracias a la información que proporciona el sistema de gestión ERP, permitiendo que las decisiones cuenten con el apoyo del ERP y de la información que proporciona el mismo, suponiendo un gran beneficio extra en el momento de tomar unas decisiones más eficaces.
Ventajas de un módulo de compras para tu ERP
Los ERP con módulo de compras que son de calidad, como puede ser el caso de Microsoft Dynamics AX cuentan con distintos beneficios que pueden resultar bastante positivos para mejorar la efectividad de una empresa o negocio.
Entre estos beneficios podemos destacar el hecho de que ofrecen mejores capacidades de autoservicio, ya que los trabajadores pueden solicitar servicios y bienes utilizando un catálogo en línea en los que tienen la posibilidad de buscarlos a cualquier hora del día y cualquier día del año.
De esta forma, también se puede ayudar a los proveedores a poder operar de una forma más efectiva gracias a que pueden realizar distintas tareas desde una plataforma online, como el hecho de poder actualizar su información, solicitar una ampliación de su oferta, enviar facturas, cargar contenidos, revisar los pagos hechos, etc.
Los sistemas permiten que se puedan crear, editar, importar, clasificar, publicar distintos catálogos de productos para el consumo de la empresa, todo desde un sitio interno de compras. O bien, esto se puede poner de forma directa en el catálogo que tiene el proveedor.
Asimismo, la posibilidad de poder crear espacios de trabajo virtual en el que los directores de los distintas departamentos tengan la posibilidad de gestionar los gastos totales por cada departamento utilizando el sistema ERP para facilitar el proceso en cuestión.
Se puede establecer una capacidad dentro del escritorio de compras que está centralizado y que incluye todos los departamentos, de forma que se consiga dar ayuda a las distintas políticas y procesos disponibles.
Una opción muy interesante que también está integrada en el módulo de compras es que de esta forma se puede realizar una adición de solicitudes en la gestión de colas de trabajos, así como en la gestión de las categorías y en otras funcionalidades de compra por medio de un centro de roles que esté basado en el aprovisionamiento.
Es posible configurar las políticas de compra de la empresa y aplicar dicha configuración en los distintos grupos de usuarios que hacen solicitudes en toda la empresa.
De esta forma, también se puede evitar la pérdida de información. Sin duda alguna, el módulo de compras del ERP permite mantener la información de la empresa centralizada y actualizada en todo momento, lo que permite obtener mejores resultados, tomar mejores decisiones de compra y ser más competitivos a un nivel general y laboral, siendo esta una de las ventajas más grandes que se pueden aprovechar de un sistema ERP de calidad.
Asimismo, estos sistemas suelen generar copias de seguridad en las bases datos que usan, de forma que siempre se tendrá la información segura y almacenada, evitando que pueda perderse por un inconveniente.
Ahora conoces bien las ventajas de utilizar un módulo de compras, por lo que simplemente tienes que asegurarte de que tenga la adaptabilidad necesaria para que pueda ajustarse por completo a las necesidades de la empresa en la que se implementará.
¿Cómo implementar un ERP?
La implantación del ERP debe llevarse a cabo de manera cuidadosa, pues nos asegura un proceder correcto del problema y evitar errores futuros. El proceso dura hasta un máximo de 6 meses, y en estos se deberá pasar por la organización, configuracipon, pruebas y ajustes.
