Los programas ERP dejaron de ser desde hace tiempo soluciones exclusivas para grandes empresas de gran volumen y plantillas de trabajadores amplias. Hoy en día hay ERP que se adaptan a todo tipo de negocios, independientemente de su tamaño o sector. De hecho, existen algunos específicos centrados en áreas concretas y más importantes para una serie de negocios. Por ejemplo, los ERP para ventas.
Las ventas son una parte fundamental de cualquier empresa porque es el área que garantiza los ingresos del negocio y tiene un contacto directo y cercano con los clientes. Una solución centrada en optimizar y potenciar las ventas, como un ERP para ventas, es la mejor solución para obtener rentabilidad y para el crecimiento de la empresa.
Qué es un ERP para ventas o comercial
Un ERP para ventas es un software centralizado e integral que incorpora herramientas específicas para facilitar y agilizar todos los procesos y tareas relacionadas con la parte comercial de la empresa. Con él la empresa centra sus acciones en ayudar al equipo de ventas para que pueda cerrar mejores acuerdos y conseguir un mayor número de ventas y nuevos clientes.
Un ERP de ventas incorpora los módulos fundamentales para la gestión de las principales áreas de la empresa. Además, cuenta con mecanismos y herramientas centradas en mejorar tres aspectos:
- Logística
- Marketing
- Relaciones comercial con clientes y clientes potenciales.
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Características, módulos y funcionalidades de un ERP de ventas
Un ERP de ventas, como decíamos te permite gestionar los procesos comerciales con eficiencia y de forma centralizada. Por eso, las principales características y funcionalidades que suelen incluir son:
- CRM. O lo que es lo mismo, registro y seguimiento de las interacciones con clientes, lo cual ayuda a mejorar la atención y la fidelización.
- Automatización de pedidos. Ofrece la posibilidad de controlar pedidos desde el primer contacto hasta la entrega final, asegurando que cada proceso esté optimizado.
- Facturación y pagos. Un ERP de ventas se ocupa de la generación automática de facturas, así como del control de pagos. Por ende, agiliza el flujo financiero.
- Control de inventario. Permiten integraciones con el módulo de los inventarios para conocer la disponibilidad de productos y evitar rupturas de stock.
- Informes y análisis de ventas. Ofrecen reportes detallados sobre ventas, rendimiento del equipo u oportunidades de mejora, entre otros.
- Integración con Punto de Venta (POS). Se sincroniza con sistemas ERP de punto de venta para facilitar las transacciones directas.
Cuáles son las ventajas de utilizar un sistema ERP comercial
Los ERP comerciales son soluciones especiales de gestión que tienen como objetivo favorecer el flujo de información en la empresa, reducir sus costes y mejorar la toma de decisiones en todas sus áreas. Así mismo, proporciona una visión global y realista de lo que sucede.
Un sistema de ventas de una empresa administra y controla las mismas, así como la relación con los clientes. Por lo tanto, es vital para incrementar los ingresos y crear un vínculo más estrecho con los clientes (fidelización). En concreto, los principales beneficios que aporta un ERP de ventas a una empresa son:
1. Alinea al equipo de ventas con el negocio
Un ERP de ventas consigue que el equipo de ventas se alinee con todos los departamentos de la empresa. Así facilita el trabajo colaborativo, permite compartir información y hace que se trabaje con objetivos comunes para ser más eficientes.
- Caso práctico: un comercial cierra una venta y genera el consiguiente albarán o factura, en un ERP de ventas esta acción se comparte con el departamento financiero y contable, generando de forma automática el asiento contable. El departamento de atención al cliente tendrá acceso en tiempo real a la información de esa venta, pudiendo responder de forma inmediata si el cliente tiene algún problema o incidencia. Con este ejemplo se puede ver cómo un ERP de venta consigue que el proceso de trabajo en la empresa sea más fluido y eficiente.
2. Incrementa las ventas
La información al instante que ofrece un ERP de ventas al equipo de ventas les permite actuar de forma más rápida y efectiva cuando están en visitas o negociaciones con clientes. De esta manera es más sencillo ofrecer aquello que los clientes realmente necesitan y aprovechar oportunidades de venta, que si necesitan de tiempo para consulta y estudio, difícilmente se acabarán cerrando.
- Caso práctico: con un ERP de ventas los comerciales podrán consultar en tiempo real las existencias en almacén de un producto para cerrar una venta de forma inmediata. O pueden consultar la gestión de repartos de la semana para seleccionar sobre la marcha la que más convenga a un cliente, acelerando el cierre de la venta.
3. Reduce costes
Implementar un ERP como sistema de gestión empresarial implica automatizar muchas de las tareas y procesos habituales que realiza la empresa. La automatización acelera los procesos, incrementa la calidad, evita errores asociados a manipulación manual y libera a los trabajadores de tareas monótonas y repetitivas para dedicar ese tiempo a otras acciones que aportan valor al negocio.
- Caso práctico: con un ERP de ventas la empresa automatiza muchas de las acciones de los equipos de venta (responder a SMS o emails o tramitación de pedidos, por ejemplo). Esto les permite centrarse en los clientes y cerrar más ventas. Este uso optimizado de los recursos de la empresa hace que se reduzcan los costes de forma significativa.
4. Facilita la segmentación de mercado
Un ERP de ventas gestiona toda la información que maneja la empresa sobre los clientes de forma centralizada. El acceso a estos datos permite realizar una segmentación del mercado para seleccionar de forma precisa el cliente objetivo al que dirigir sus estrategias de marketing digital y sus campañas de publicidad online, mejorando de forma considerable los resultados de las mismas.
- Caso práctico: con un ERP de ventas que centraliza la información de clientes, el equipo segmenta a los compradores frecuentes de un producto concreto. con esa información se dirigen campañas de publicidad online específicas para ellos. Como resultado, aumentan las ventas en esa categoría y mejora notablemente el retorno de inversión de las acciones de marketing.
5. Informes, métricas y KPI
Un buen ERP de venta es capaz de generar informes y crear cuadros de mando con métricas y KPI (métricas asociadas a un objetivo concreto). Así mismo, evalúa en tiempo real el éxito de las acciones de venta que se están realizando. Con esta información puedes actuar de inmediato si no se están alcanzando los objetivos, además de servir como fuente de conocimiento para trazar futuras acciones comerciales con mayor probabilidad de éxito.
- Caso práctico: con los informes y cuadros de mando con KPIs en tiempo real, al detectar una caída en las conversiones de una campaña, puedes ajustar de inmediato tu estrategia de precios. Por ende, puedes recuperar un porcentaje de las ventas previstas en poco tiempo. Esta capacidad de reacción rápida te da la posibilidad de optimizar tus acciones y mejorar tus resultados comerciales rápidamente.
Estos tipos de ERP ofrecen muchos beneficios, independientemente del sector al que pertenezca tu negocio. Este sistema te ayudará a automatizar procesos, evitar errores manuales, aumentar el flujo de ventas, segmentar el mercado, etc. Elegir el mejor ERP para ventas dependerá de tus necesidades específicas.
¿Cómo elegir el mejor ERP para ventas?
Ante tanta opción, elegir el mejor ERP de ventas para tu empresa conlleva valorar varios factores. Aspectos que determinarán cuál es la solución más adecuada. Por eso, ten en cuenta:
- Tipo de implementación. ¿Necesitas un ERP online en la nube o prefieres tener el software instalado en las oficinas? Los sistemas en la nube suelen ser más accesibles y fáciles de escalar.
- Número de usuarios. Piensa cuántos empleados utilizarán el sistema. Esto afectará tanto el coste como la capacidad requerida para un funcionamiento eficiente.
- Funciones específicas de ventas. Comprueba si el ERP incluye las funcionalidades esenciales que citábamos antes (integración con CRM, herramientas de análisis, automatización de pedidos…).
- Escalabilidad. Si tu empresa está creciendo, es clave que tu ERP sea escalable y se pueda adaptar a cambios en el futuro sin exigir cambios grandes y caros.
- Soporte y mantenimiento. Por supuesto, el nivel de soporte técnico que ofrece el proveedor, así como el coste del mantenimiento continuo del sistema, son factores muy importantes en tu decisión.
Bien es cierto que cada empresa tiene necesidades particulares. Por eso, estas consideraciones ayudarán a determinar qué ERP de ventas ofrece un mayor retorno de la inversión.
¿Cuánto vale un ERP enfocado a ventas?
En cuanto al precio de un ERP para ventas, este depende considerablemente de factores como el tamaño de la empresa, la cantidad de usuarios o las funcionalidades incluidas. En general, hay tres modelos principales de precios:
- Licencia perpetua. Pagas un único importe por la licencia, aunque no incluye el coste anual por mantenimiento y soporte.
- Suscripción mensual. El coste es más flexible, ya que abonas una cuota mensual que puede incluir actualizaciones y soporte. Es un modelo muy común en soluciones en la nube.
- Pagos por módulo. Algunos proveedores dan la posibilidad de pagar solo por ciertos módulos, lo que puede resultar más económico para negocios con exigencias específicas.
A su vez, los precios de las soluciones ERP para ventas van desde los 50 euros mensuales para opciones básicas y escalar hasta varios miles de euros, según la complejidad del sistema y del tamaño del negocio.
Mejores programas ERP para equipos de ventas
A continuación, te presentamos algunos de los mejores programas ERP de ventas que puedes considerar:
- SAP Business One
SAP Business One es una solución integral para pymes con módulos de ventas, finanzas y gestión de inventario. Es ideal para empresas en crecimiento, ya que destaca por su gran escalabilidad. - Microsoft Dynamics 365
Microsoft Dynamics 365 se destaca por su facilidad de integración con otras herramientas de Microsoft, como Office 365. Incluye funciones avanzadas de CRM y herramientas para análisis de ventas. - Odoo
Odoo es un ERP modular que permite personalizar exactamente qué funcionalidades necesitas. El módulo de ventas incluye automatización de facturación, gestión de inventarios y análisis detallados. - Ekon
Ekon es un software con funcionalidades de finanzas y CRM. Se trata de un sistema que ofrece todos los beneficios clásicos que hemos citado al inicio. - NetSuite ERP
NetSuite ERP ofrece un enfoque completo y flexible para la gestión de ventas y otros procesos empresariales. Su capacidad de personalización lo convierte en una opción popular para empresas de todos los tamaños.
