¿Para qué sirve esta guía?
Esta guía está hecha para brindar información suficiente respecto a todas las bondades y funciones sobre los programas de asistencia. Podrás obtener suficiente información y conocimiento de este tipo de software, así como su funcionamiento, ventajas y beneficios que ofrece conocer el software y lo que puede ofrecer para mejorar y optimizar tu empresa. Asimismo, esta guía busca ayudar a encontrar el software de asistencia que más se ajuste a tus necesidades.
¿Por qué debe de conocer las funciones de un software para asesorías?
Debes conocer las funciones de un programa de asistencia porque solo de esta manera, podrás informarte y conocer acerca de lo que puede lograr hacer y desarrollar con un programa de este tipo. Asimismo, si trabajas en despachos contables, de gestión y asesorías, verás que es importante que puedas conocer todos los beneficios que puedes obtener.
¿Necesito conocer estas funciones?
Definitivamente, es de suma importancia que puedas ver todas las posibilidades, características y ventajas que ofrece. De esta manera, podrás ver si te conviene implementar uno de estos programas, qué tipo de programa, los beneficios que debe tener el software que desees implementar, entre otros aspectos para su elección.
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¿Qué es un software de asistencia?
Existen diferentes softwares de gestión, entre ellos encontraremos los Enterprise Resource Planning (ERP), los Customer Relation Managment (CRM), y los programas específicos. Estos últimos, son softwares que son destinados a un área en especial, desarrollando tareas concretas, como gestión documental, nóminas, facturación, etc. Estos son los softwares para asesorías y gestorías.
Estos programas son herramientas que optimizan, mejoran y facilitan de gran manera la gestión de los despachos profesionales, existen diferentes tipos de software de asistencia que, para cada tipo de empresa o despacho, podrás realizar actividades como la gestión documental local y en la nube, gestión contable y fiscalización, y tareas especificas y detalladas de los procesos y automatización. Entre los aspectos esenciales, son de gran relevancia la eficacia y el incremento de la productividad de las organizaciones.
Hoy en día, muchos de los despachos utilizan estos programas para mejorar sus funciones y tareas, ya que además, permite obtener información de los clientes y las organiza de forma que se mantenga actualizada y disponible, obteniendo así más rapidez y habilidad para asesorar, simplificando las tareas de cada despacho. Entre los mejores softwares se encuentra Glasof, Suasor, ERRdiez, etc.
¿Por qué implementar un software de este tipo?
Los softwares de asistencia poseen funciones y herramientas especificas orientadas a la búsqueda de oportunidades, gestión de documentación, fiscalización y la contabilidad dentro de una organización. Esto significa que podrás ahorrar muchos costos, sobre todo tiempo, y personal. Además, como almacenamiento y procesos.
Beneficios de implementar un software de asesoría
En la asesoría legal y fiscal, lo que define la labor es el poder encontrar todas las oportunidades que puedan existir y surgir, en las que puedan desarrollarse mejores gestiones, análisis, y procesos simples y mucho óptimos, entre las cuales se destacan el hecho de poder reducir costos, tiempo y espacio. Ya que los programas de asistencia cuentan con su propio sistema de almacenamiento, asimismo automatizan los procesos necesarios para poder ahorrar tiempo, además de el ahorro de costos como los de personal, entre los primeros mencionados.
- Elaboración de documentos y cálculos contables además de medición de impuestos.
- Procesos de compra y venta, balances e informes de estos.
- Cálculo y elaboración de nóminas y seguros, así como facturación.
- Seguimiento y atención a los clientes, jerarquización de datos de clientes de acuerdo con cada filtro elegido. Dando atención 360°, y creando informes automáticos.
- Control y manejo de costos y gestión de presupuestos.
- Creación y realización de documentos e informes compactos con información detallada.
- Seguridad de la información y archivos, copias de seguridad y cifrados.
- Declaraciones de impuestos, patrimonios, rentas y traspasos.
- Actualización de los cambios y actualizaciones fiscales y legales para su aplicación en los procesos, de modo que, no habrán problemas para tus aplicaciones y procesos.
- Almacenamiento ilimitado, espacio colaborativo e intuitivo.
- Facilita información, unificándola en una única plataforma.
- Contabiliza facturas y tickets, bonos, cuotas, etc.
- Crea y realiza modelos de impuestos y actualiza la base de datos de estos mismos.
- Digitaliza gastos, y proporciona información virtual en cualquier entorno web.
De igual forma, deberás recordar que no es del todo necesario que el programa a escoger no necesariamente deberá contar con todos estos beneficios, pero sí con la mayoría de estos mínimamente.
Con estos programas podrás mejorar las propuestas de valor a tus clientes, como el flujo de trabajo, aumentando ingresos, y otros muchos más beneficios que dependerán del área que desee mejorar.
¿Qué aspectos debo tener en cuenta para implementar un programa de asesorías?
Existen diversos factores para seleccionar el programa adecuado y que necesites, entre todos estos factores deberás tener en cuenta lo siguiente:
- El tamaño y volumen de tu empresa, ya que, aunque los programas son adaptables y escalables, muchas veces poseen ciertas funciones especiales para cada tamaño y volumen de despacho.
- Tu área especializada, ya que de esto depende el tipo de programa que requieras, muchos son altamente potentes en tareas especificas en comparación de otros despachos, adaptando así sus funciones a tus necesidades.
- Deberá ser rentable, por lo que deberá optimizar costos, mejorando la productividad y eficacia, sin invertir grandes costos en la asistencia.
- Un entorno colaborativo, deberá ofrecer las herramientas y facilidad para realizar el trabajo simultaneo con el equipo de colaboradores con los que realice las asesorías o trabajos, en tiempo real.
- Los programas que utilizan, tanto tus clientes como tus colaboradores, facilitarás el tránsito de información y la importación de archivos y datos de manera rápida y sin problemas de compatibilidad.
- Un carácter integral, que pueda abarcar todos los aspectos y áreas de la empresa en la que se desempeñe. Unificando cada área de la empresa, centralizándolo bajo un único sistema, que se comparte con los colaboradores seleccionados.
- La cartera de clientes que posees puede ser de gran o poco volumen, podrás elegir el programa que potencia en mayor medida la atención a ellos o su administración de datos y seguimiento.
Para que el software nos sea de utilidad debe cubrir un mínimo de necesidades que podríamos resumir en los siguientes puntos.
Gestión de contabilidad
Esta herramienta puede ser utilizada de igual manera por Consultorías, Asesorías y Gestorías. Pero toma una mayor relevancia en el sector de las gestorías porque uno de sus principales papeles es gestionar la contabilidad de terceras empresas, por lo que ademas deberá ser multiempresa.
Para cubrir todo el espectro de posibilidades deberá contar con contabilidad de costos, contabilidad financiera, contabilidad fiscal y contabilidad administrativa. De entre todas destaca la contabilidad fiscal y la liquidación de impuestos.
Gestión documental
Esta herramienta es mas propia de las Consultorías y Asesorías. Se trata principalmente de un sistema que permita intercambiar documentos desde el lado de profesional y del cliente, y subir consultas de modo online.
Todo esto durante las veinticuatro horas del día. Este rápido intercambio de documentos y las inmediatas respuestas a las consultas redunda muy positivamente en los clientes que se siente atendidos y a la par bien asesorados. Es una buena forma de fidelización del cliente.
Gestión de expedientes
Utilizando el módulo de gestión de expedientes de este tipo de programas ERP es posible realizar un seguimiento completo sobre los informes de la empresa, comenzando por la planificación, las tareas de facturación y el cobro.
Asimismo, es posible generar de forma automática los expedientes según el operador y los conceptos facturables, pudiendo adjuntar la documentación necesaria y crear directamente las partes de los trabajos asociados.
Es posible que estos módulos también permitan revisar en tiempo real los beneficios que reportan los expedientes y así poder controlar los gastos que suponen.
CRM
Los CRM se han convertido en una herramienta común para cualquier tipo de empresa, aunque toma mas importancia cuando la relación con el cliente es mas comercial que de servicios como es el caso de las Consultorías, Asesorías y Gestorías.
Los CRM gestionan perfectamente las agendas e historiales de los clientes por lo que sacaran mucho más partido a esta herramienta las consultorías y las asesorías, que interactúan mucho mas con los clientes.
Las herramientas mas comunes de los CRM son las agendas, historiales, campañas de marketing, información estadísticas de los datos aportados…
Con el módulo de clientes que tienen estas soluciones es posible gestionar toda la información relacionada con ellos, desde los conceptos que se pueden facturar, los modelos de la declaración, los servicios que vienen incluidos, el histórico de expedientes, las partes del trabajo realizado y las facturas emitidas.
Por medio de este módulo (o de otro dependiendo de la solución ERP) es posible generar avisos configurables por fecha de vencimiento o por operador.
De esta forma, se puede tener la posibilidad de adjuntar toda la documentación sobre cualquier cliente.
Generación de nóminas
Esta opción es secundaria para las consultorías y las asesorías y en cambio es del todo fundamental para las gestorías.
Una gran parte de los beneficios de las gestorías viene de su departamento de recursos humanos. La gestión de contratos laborales, nominas y finiquitos son imprescindibles en este sector.
Actualizaciones periódicas
Todo software precisa de actualizaciones periódicas, pero si nos encontramos con software que interactúa con instituciones como Hacienda, como es el caso de las gestorías, entenderemos que es muy importante que estas actualizaciones se produzcan y que sean fiables.
Un error en la confección de un impuesto por cambio de normativa puede resultar muy caro al cliente, por lo que en defensa de nuestro buen hacer los software de gestoría deben estar actualizados constantemente y no solo en sus cálculos internos sino también en su interfaz y opciones si es preciso.
Gestión de proyectos
Dado que muchas consultorías no solo localizan problemas en una empresa sino que también trabajan en la solución de los mismos, una herramienta de gestión de proyectos, sean de la índole que sean, les resulta muy útil.
Por otro lado tanto las asesorías como las gestoras no precisan de esta herramienta.
El software de gestión de proyectos es complejo en el aspecto que gestiona diferentes áreas que en su conjunto forman un proyecto. Normalmente los valores a gestionar y que forman un proyecto son:
- Recursos (humanos, tecnológicos, materiales…)
- Gestión de Tiempos.
- Recursos económicos empleados (inversiones monetarias)
- Procesos.
- ROI (Retorno de la inversión)
Se pueden añadir muchos otros pero no se puede prescindir de estos.
Gestión de partes
Por medio del módulo de gestión de partes se puede llevar a cabo todo lo que esté relacionado con la resolución de partes del trabajo por operador.
Estos módulos pueden llevar avisos programados para realizar un control de estado automático o para las tareas pendientes de realizar.
Presupuestos
Mientras que las gestorías trabajan sobre unas tarifas, las asesorías y consultorías trabajan por medio de presupuestos, pues los casos que reciben pueden ser muy diferentes unos de otros. Sin embargo las gestorías tienen unas tarifas por productos y solo hay que seleccionar este, ese o aquel.
La herramienta para presupuestos debe ser bastante flexible y personalizable, de ese modo podremos atender a todos los supuestos. También es interesante que nos muestre información sobre desvíos presupuestarios para poder rectificar sobre la marcha y no encontrarnos al final del proyecto con una desviación insostenible.
De igual modo también es interesante que los presupuestos pasen directamente a facturación.
Facturación
La funcionalidad de facturación que suelen tener los programas ERP para consultorías, asesorías y gestorías sirven para poder realizar la facturación del negocio de forma automática, pudiendo realizar las mismas de forma periódica en un par de minutos, permitiendo gestionar el cobro de las minutas.
Herramientas generales
Otro tipo de herramientas de carácter general que también es interesante disponer de ellas son:
- Informes y estadísticas: Nunca hay suficientes informes en un software. Es importante que tengamos el mayor numero de informes y si los podemos pasar a forma gráfica por medio de estadísticas de barras, lineas, etc., mucho mejor.
- Entorno colaborativo: Se pueden desarrollar por medio de un chat interno, sistemas de alertas, derivación de trabajos, tareas colaborativas de las que se pueda medir el flujo de trabajo…
- Incidencias: Es interesante que todas las incidencias queden registradas y se pueda hacer un seguimiento de las mismas mientras se resuelven. También es positivo que esas incidencias se puedan asociar a procesos y que sirvan de alertas para evitar que sucedan de nuevo.
- Soporte: Un soporte 7×24, aunque sabemos que no es real se debería ajustar lo más posible. Este tipo de soporte da al cliente la sensación que ante una urgencia siempre tiene un punto al que acudir.