Software para clínicas

¿Qué es un software de clínicas?

Se trata de un software especializado en las labores concretas para el sector de clínicas y centros médicos pero también esperamos de él que abarque no solo el aspecto medico sino que contenga un bloque solido de opciones desde el que gestionar el resto de obligaciones de esta rama profesional.
Este tipo de software va a gestionar datos de alta sensibilidad que están en la cúspide de la Ley de Protección de Datos (RGPD), por lo que deben tener un fuerte sistema de seguridad.
Por otro lado, este sistema de gestión también debe tener un completo soporte para que ayude a los profesionales a desarrollar su trabajo como por ejemplo un potente visor de imágenes para radiografías y ecografías.

                       

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Beneficios del software para Clínicas y Centros Médicos

El software para clínicas y centros médicos se divide normalmente en varios grupos de opciones. Cada uno de estos grupos incluye aspectos de la actividad. En la mayoría de los casos estos grupos son:

Recepción

La recepción de los pacientes va mucho más allá de el mero recibimiento. El software debe cubrir las acciones normales de la recepción como:

• Gestión diaria de las visitas: Organizar las visitas preparando sus historiales, físicos y digitales, evitar que las visitas se solapen…
• Pagos, cobros, cierres: El programa debe contar con opciones de cobros de clientes ya sea en efectivo o con tarjetas. Debe contabilizar los pagos a proveedores y tener un sistema de cierre y cuadre de caja diario, y si existen turnos en el puesto de trabajo estos cierres deben efectuarse en cada turno.
• Envío de recordatorio a los pacientes ya sea vía mail o por medio de SMS.
• Plantillas de visitas por especialidades.
• Gestión de las agendas de cada especialidad.

Consulta

El facultativo precisa tener la ficha del paciente lo mas completa posible. Los historiales en papel prácticamente han desaparecido y han pasado a ser informatizados.
La parte informática que debe cubrir las consultas medicas debe contar con:
Historia clínica electrónica (HCE): Esta herramienta ha ayudado a implantar en las clínicas y centros médicos el concepto “centros sin papeles”. Este software gestiona:

1. El sistema de codificación de diagnósticos.
2. Recetas automatizadas según requerimientos oficiales.
3. Prescripción de pruebas.
4. Editor de textos propio: Donde veremos y ampliaremos el historial de visitas, medicación, pruebas, analíticas, etc.
   Es interesante que esta opción cuento con posibilidad de bloqueo para que nadie pueda cambiar un texto que se considera muy importante.
5. Visor de imágenes propio: para ver radiografías, ecografías…
6. Almacén de imágenes tomadas al paciente en la consulta.
7. Gestión documental: incorporación de documentos externos que se deben añadir al historial, consentimientos dados por el paciente, certificados…
8. Evolución del paciente en modo texto y en gráficas.

Administración

Otro departamento importante que debe cubrir el software para clínicas y centros médicos es la administración. El programa debe constar con opciones para el:

• Cobro y pagos a mutuas y particulares.
• Liquidaciones a los diferentes especialistas.
• Bonos: Venta de paquetes de visitas, por ejemplo para sesiones con el fisioterapeuta, con precios especiales.
• Traspaso automático de cobros y pagos a asientos contables.
• Gestión de presupuestos para intervenciones quirúrgicas, tratamientos…, y pase automático a facturación.
• Facturación.
• Listados e informes.
• Gestión clientes y proveedores.

Herramientas generales

Otro tipo de herramientas de carácter general que también es interesante disponer de ellas son:

• Seguridad: Resulta muy útil que el programa sea multiusuario por medio de permisos para saber que usuarios han accedido a qué información.
  Se debe contar con una opción de copias de seguridad diarias. Y tener un usuario Administrador para la gestión general de la seguridad de los datos.
• Gestión de stocks: En este sector la gestión de stocks no es muy importante, pero llevar un control del mismo siempre es útil, aunque sea para valorar el inventario de una forma contable.
• Integración con el paquete de Microsoft Office.
• Sistema de urgencias: Tener una vía de contacto para visitas de urgencias.

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Consejos para saber dónde implantar el programa

Según nuestras necesidades y nuestro propio criterio existen diversas formas de implementar el software para Clínicas y Centros Médicos. Veamos algunas diferencias entre instalación en local o en la nube.

Local (en tu propio ordenador)

• Como hemos comentado la información medica estas en la cúspide de la Ley Orgánica de Protección de Datos por lo que a priori parece más interesante que los datos estén en nuestro poder.
• Al tratarse de un software colaborativo su funcionamiento en red y este tipo de redes basadas en Internet tienen el problema que en caso de caer la red es posible que no podamos seguir trabajando.

En la nube

• Al estar los datos en servidores externos debemos poner mucha atención en que la empresa almacenadora de los datos cumple con toda la normativa de la Ley de Datos, porque los últimos responsables siempre sera la clínica o centro médico.
• Si el software es cloud la integración con Office puede ser mucho mas eficiente dada las ultimas versiones online de esta suite de ofimática.

Principales funcionalidades del software para clínicas

En cuanto a las características y funcionalidades disponibles que puede tener cada programa ERP para este tipo de centros, es importante recordar que no todos ofrecen las mismas funciones, aunque al estar dirigidas hacia el mismo sector es normal que compartan la mayoría de sus opciones principales.

Teniendo claro lo anterior, entre las principales características de estos programas podemos destacar:

Agenda

El módulo de agenda se encarga de proporcionar un calendario de citas gráfica, intuitiva e interactiva que se puede configurar fácilmente con distintas opciones, información, doctores, día, mes, etc.

Asimismo, estos módulos permiten trabajar de forma independiente para cada doctor o gabinete, pudiendo llevar un control estadísticos de los tiempos de espera, retrasos y más información sobre las consultas.

Personal/Pacientes

Este tipo de módulos es bastante efectivo al permitir registrar todos los datos sobre los empleados y sobre los pacientes, permitiendo llevar la gestión de avisos y cartas personalizadas o correos electrónicos.

Es posible que estos módulos también permitan definir los datos del personal de la clínica, así como sus comisiones, horarios, calendarios y otros detalles sobre cada trabajador.

Compras

El módulo de compras permite trabajar de forma integrada con todas las áreas del departamento. De esta forma se pueden gestionar las facturas recibidas y de laboratorio, las recepciones y los envíos, etc.

Historial clinico

El módulo de historial clinico es una excelente opción para poder agilizar la información sobre los pacientes por medio de una ágil y correcta gestión. Se pueden asociar imágenes, documentos, historial de anexos, recetas, citas, consentimientos, esquemas gráficos, y mucha más información.

En algunas ocasiones este tipo de módulos también tiene información visual y administrativa.

Tesorería

Utilizando el módulo de tesorería es muy sencillo gestionar todos los aspectos que están relacionados con los pagos, cobros, y saldos pendientes. Por medio de este módulo es posible realizar facturas automáticas a cuadrantes de caja, compañías y pacientes, además de que permite utilizar otras herramientas avanzadas que son muy útiles.

Alertas y notificaciones

Algunos sistemas ERP cuentan con un sistema de alertas y notificaciones tanto por correo electrónico como por SMS, sirviendo como un recordatorio sobre el seguimiento de pacientes, citas, revisiones y cualquier otro aspecto que necesitemos recordar por media de algún tipo de ayuda externa.

Análisis

Los programas ERP brindan informes completos que facilitan la toma de decisiones. Con sus análisis y el cálculo de la productividad de la empresa u organización se pueden realizar mejores estrategias y mejorar la toma de decisiones dentro del centro médico.

Estas son algunas de las principales funcionalidades que suelen ofrecer los programas ERP para clínicas y centros médicos, por lo que es cuestión de que preguntes detalladamente al proveedor sobre todo lo que ofrece su solución ERP, además de que se recomienda solicitar una prueba o una versión Demo para poder ver a fondo el funcionamiento de la herramienta y determinar si cuenta con todo lo que se necesita.

Mejores programas ERP para clínicas y centros médicos

De entre todos los sistemas ERP que se encuentran disponibles en el mercado para clínicas y centros sanitarios, estos son algunas de las mejores opciones:

Clinic Cloud

Clinic Cloud es un software para empresas dedicadas al sector salud. Se trata de una solución diseñada para la gestión de clínicas de diferentes especialidades médicas. Este programa te ayudará en la gestión de historias clínicas, gestión de citas médicas y recordatorios a los pacientes mediante SMS, análisis de datos, etc.

Ekon Health Software ERP Gestión Médica y Sanitaria

Ekon es un programa que ofrece una solución completa para la gestión de clínicas, ofreciendo un abanico de servicios y módulos muy amplio para las organizaciones que se encuentran dentro del sector público y privado, tanto para pequeñas como para grandes clínicas o centros médicos.

Galdon Software para clínicas

Galdon ofrece una gran cantidad de opciones ERP para la industria y los fabricantes. Su solución para clínicas es completa y permite realizar una gestión del trabajo de forma efectiva y de forma centralizada, además de que ofrece movilidad y una serie de ventajas destacables.

I68 Software de Gestión para hospitales y clínicas

Solución ERP que busca solucionar los distintos problemas que se puedan presentar en la gestión dentro de las empresas del sector sociosanitario, de forma que el equipo médico y administrativo puedan concentrarse en mejorar la atención a los pacientes y en el funcionamiento general del centro en cuestión.

OMI3660

Una solución completa que cuenta con una serie de módulos que buscan ofrecer todo lo necesario para mejorar y facilitar la gestión de los centros médicos y clínicas, todo desde una interfaz sencilla e intuitiva, encargándose de facilitar todos los procesos.

Odoo ERP

Este programa se puede ajustar muy bien a las necesidades de los centros médicos y de las clínicas, siendo ofrecido por distintos proveedores que se encargan de adaptarlo a las necesidades específicas de la clínica. Odoo es un software libre potente y completo.

Estos son algunos de los programas ERP para clínicas y centros médicos más destacados dentro del mercado actual, aunque puedes encontrar muchas más soluciones, de forma que te recomendamos no tomarte a la ligera la decisión y darle el tiempo de investigación que requiere, ya que se trata de una decisión importante.

Glosario

• Fisioterapia : Se trata de una disciplina medica que ofrece la alternativa de tratar las dolencias sin necesidad de medicamentos ni intervenciones quirúrgicas.
• Radiología : Disciplina que genera imágenes internas del cuerpo y con ello facilita la realizar diagnósticos.
• Dermatología : Especialidad medica centrada en el estudio y tratamiento de la piel.
• Dietética : Disciplina unida a la Nutrición que estudia los regímenes alimenticios para preservar o recuperar la salud.
• Ginecología : Especialidad medica que trata las enfermedades en los órganos femeninos de reproducción.
• Oftalmología : Ciencia medica que estudia el funcionamiento del ojo y sus enfermedades.
• Psiquiatría : Disciplina medica dedicada al estudio de los trastornos mentales, su repercusión y cura.
• LOPD : Se trata de una Ley Orgánica de Protección de Datos que indica de qué modo se han de custodiar y utilizar.
• Integración con Office : La capacidad de algunos desarrollos informáticos de poder interactuar con la plataforma de ofimática de Microsoft Office.