Software para Ley Antifraude

¿Qué es la Ley Antrifraude?

En octubre del año 2021, entró en vigor la Ley Antifraude 11/2021, con el objetivo de mejorar la salud financiera del estado y, sobre todo, impedir el fraude fiscal o el uso del “software de doble uso”. Esto significa, básicamente, que la ley obliga a empresas, autónomos e independientes a:

• Utilizar software de contabilidad y facturación, así como de gestión y datos.
• No llevar una doble contabilidad, ni eliminar los datos que registran.

De esta manera, la ley antifraude establece requisitos indispensables para asegurar la integridad, conservación, legibilidad, legitimidad, trazabilidad, inalterabilidad y seguridad de los registros de las facturaciones hechas por la empresa, según la Ley General Tributaria.

La ley antifraude quiere hacer que los programas utilizados por empresas, ya sean softwares especializados o ERP, sean mucho más transparentes. Entre las medidas más importantes que establece la ley antifraude:

• Límite del pago en efectivo a 1.000 euros en todas las operaciones que se realicen.
• En caso de los particulares con domicilio fuera España, se reduce el pago en efectivo de 15.000 a 10.000 euros.
• Aquellos que actúen en nombre y por cuenta de un importador, serán los responsables subsidiarios del pago del IVA correspondiente.
• Normas de control en las operaciones con criptomonedas nacional e internacionalmente. Se informará de los saldos y titulares de las monedas, y todas sus operaciones
• Se prohíben amnistías fiscales. El umbral de deuda con Hacienda necesario para estar en la lista de morosos, baja a 600.000 euros.

¿Cómo afecta la Ley antifraude a los software de gestión?

Desde la entrada en vigor de la Ley 11/2021, todos los sistemas informáticos que gestionan procesos contables, de facturación o de gestión empresarial deben garantizar la integridad, trazabilidad y no alterabilidad de los datos. Esto afecta a ERP, programas de facturación y otras soluciones de gestión.

Uno de los focos clave de la ley son los llamados software de doble uso: programas para llevar una contabilidad B o manipular los datos contables para ocultar ingresos. Este tipo de herramientas están terminantemente prohibidas, y su simple tenencia ya supone una infracción.

¿A qué obliga esta nueva normativa?

La ley de antifraude obliga a cualquier empresa u organización, autónomo o independiente a realizar facturación con un software adaptado al reglamento, que requiere lo siguiente:

Registro de facturación

Un software de facturación adecuado a la normativa antifraude deberá ser homologado y generar un registro de facturación completo para cada alta o anulación de facturas expedidas. Así mismo, tendrá que asegurar que estos registros sean íntegros, bien conservados, accesibles, legibles e inalterables.

Envío de registros automático

En este caso tienes dos opciones para realizar en envío de registros:

1. Envío automático de cada uno de los registros de facturación a la Administración Tributaria. También llamado, Sistema de emisión de facturas verificables o sistema VeriFactu.
2. Un registro sin envío de las facturas que la AEAT podrá solicitar en cualquier momento que crea conveniente.

Registros de eventos

Los programas de facturación y contabilidad deberán de realizar un registro de eventos e incidencias, independiente de la facturación, que tampoco deberá verse alterado y se conservará hasta el momento de prescribir las obligaciones tributarias.

Potenciales sanciones por incumplir la ley antifraude

Las multas no son simbólicas:

• Pueden alcanzar los 50.000 € por cada ejercicio en el que se haya usado software fraudulento.
• Si eres fabricante o distribuidor de software de doble uso, la sanción sube hasta los 150.000 € por cada programa vendido.

No importa si hubo o no fraude: basta con el incumplimiento técnico para ser sancionado.

¿Qué es el software antifraude?

Un software antifraude es un programa o sistema informático que abarca la facturación, contabilidad, gestión y finanzas de una empresa u organización y que cumple con todos y cada uno de los requisitos de la Ley Antifraude. Este software será vital en la lucha contra el fraude fiscal que llevan a cabo las autoridades dentro del marco de la ley.

Características de un software antifraude

Por ello, un software antifraude cumple con requisitos técnicos que impiden cualquier manipulación de datos contables o de facturación. Estas son sus principales características:

• Inalterabilidad de registros: no permite modificar, borrar ni sobrescribir facturas o asientos una vez emitidos.
• Trazabilidad completa: registra cada operación, cambio o acceso, con identificación del usuario, fecha y hora.
• Integridad de los datos: usa sistemas de firma digital o hash para garantizar que la información no ha sido alterada.
• Registro seguro: los datos se almacenan de forma segura y se puede demostrar su autenticidad ante una inspección.
• Bloqueo de dobles contabilidades: inhibe cualquier intento de llevar registros paralelos o ventas en B.
• Cumplimiento fiscal automático: se alinea con los requerimientos de la AEAT en cuanto a facturación electrónica y modelos fiscales.
• Detección y prevención de fraude: identifica patrones sospechosos, genera alertas automáticas y evita actividades fraudulentas como la doble facturación o la alteración de registros contables.

Todas y cada una de estas funciones son obligatorias si tu empresa quiere cumplir con la Ley 11/2021.

Mejores software para cumplir con la ley antifraude

Aquí te damos cinco soluciones destacadas para cumplir la Ley Antifraude, ya seas empresa o autónomo:

• a3factura: un software de facturación ágil y sencillo, ideal para autónomos y pymes. Ofrece acceso en la nube, integración con otros productos de a3software y una interfaz intuitiva que reduce la curva de aprendizaje.
• STEL Order: programa de gestión completamente online con el que puedes incrementar ventas, mejorar el servicio y dar atención a tus clientes. Además, puedes hacer seguimiento del desarrollo y movimientos de caja en tiempo real y planificar y organizar tu agenda en cualquier momento y lugar.
• Billin: programa de facturación online para autónomos y pymes. Permite crear, personalizar, enviar y gestionar facturas fácilmente.Ofrece funcionalidades como creación de presupuestos, gestión de tickets, facturas electrónicas para la administración pública, control de ingresos y gastos… y tiene sistemas de seguridad certificados y un soporte técnico eficiente.
• Altai Gestión: software especializado en gestión de clientes y facturación para pymes. Tiene un catálogo de productos y servicios con fotos y datos a medida, aparte de una agenda de clientes y citas, entre otras, y puedes planificar citas, realizar compras y traspasos o visualizar informes periódicos.
• Ahora One: software empresarial con el que puedes aumentar ventas, mejorar el servicio y la atención a tus clientes, así como hacer seguimiento del desarrollo y movimientos de caja en tiempo real. Además, permite planificar y organizar tu agenda en cualquier momento y lugar.

De hecho, todos ellos comparten lo siguiente:

Estas soluciones se adaptan a las necesidades concretas de tu empresa o actividad. Eso sí, evalúa cada una en función de lo que necesitas  y asegúrate de que el software cumple con la normativa antifraude para evitar sanciones.

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